Viden med værdi - dit faglige forspring
1.1

Forretningsorden

Forretningsordenen skal tage udgangspunkt i selskabets virksomhed og behov. I hensynene bag udformningen af selskabslovens § 130 om forretningsorden ligger, at forretningsordenen er dynamisk og skal tilpasses, i takt med og efterhånden som selskabet og dets virksomhed udvikler sig. Selskabslovens tilgang til forretningsordenen er ny i forhold til den tidligere gældende aktieselskabslovgivning.

Forretningsordenen må ikke opfattes formalistisk og som et nødvendigt onde. Tværtimod er den bestyrelsens vejledning, arbejdsplan og huskeliste, og den skal bruges som hjælp i bestyrelsesarbejdet. Den er en dynamisk størrelse, der kan og skal tilpasses selskabet i takt med dets udvikling.

Selskabsloven indeholder alene forslag til, og ikke krav om, hvad der kan være omfattet af en forretningsorden. Loven beskriver, hvad bestyrelsen kan overveje at tage med i den forretningsorden, som skal danne grundlag for dens arbejde.

Selskabslovens § 130 er ikke udtømmende. Dette forhold stiller krav til hvert enkelt selskabs bestyrelse til konkret at indrette sig efter selskabets behov – altså tænke over, hvordan arbejdet i bestyrelsen udføres bedst for netop det pågældende selskab.

Rigtigt udformet og anvendt er forretningsordenen bestyrelsens vigtigste arbejdsredskab. Forretningsordenen skal udfærdiges på en måde, som dels adresserer de formelle, selskabsretlige forhold og dels inddrager forretningsmæssige forhold for hvert enkelt selskab.

For noterede selskaber skal der være et samspil mellem corporate governance-anbefalingerne (Anbefalinger for god selskabsledelse) og selskabets forretningsorden, men også for andre selskaber kan det være hensigtsmæssigt at skele til corporate governance-anbefalingerne. Tilsammen giver selskabslovens forslag til forretningsordens indhold og corporate governance-anbefalingerne et særdeles godt grundlag for bestyrelsens arbejde.

1. | Indhold

Indledningsvis redegøres i afsnit 2 for, i hvilke tilfælde der er krav om, at der skal udarbejdes en forretningsorden. Dette afsnit vil også ganske kort omtale de regler, der gjaldt forud for selskabsloven.

Den øvrige del af artiklen, afsnit 3, behandler forretningsordenens formål og dens konkrete indhold. I afsnittet omtales de i Selskabsloven anførte eksempler på forhold, som man bør overveje i forbindelse med forretningsordenens udarbejdelse. I tilknytning hertil vil der blive redegjort for forretningsordenens status og placering i det hierarki af regler, som kapitalselskaber er underlagt og reguleret af.

Endelig indeholder afsnit 4 et eksempel på en forretningsorden for et aktieselskab.

Selskabslovens regler om forretningsorden har relevans både for selskaber, som er organiseret med en bestyrelse som øverste ledelsesorgan, og for selskaber, som er organiseret med et tilsynsråd som øverste ledelsesorgan. Idet artiklen henvender sig til bestyrelsesmedlemmer, og har fokus på bestyrelsesmedlemmers pligter og beføjelser, vil emnerne i afsnit 2 (reglernes anvendelsesområde), afsnit 3 (forretningsordenens formål og indhold) og afsnit 4 (eksempeldokument) ikke blive behandlet i forhold til tilsynsråd eller tilsynsrådets medlemmer.

2. | Reglernes anvendelsesområde

2.1 | Kapitalselskabers ledelsesstruktur

Reglerne om pligten til at udarbejde en forretningsorden fremgår af selskabslovens § 130, stk. 1. Reglerne gælder for kapitalselskabers ledelse. For at forstå, hvornår reglerne finder anvendelse, og for hvilke selskaber, er det relevant at betragte selskabslovens regler om organiseringen af kapitalselskabers ledelse.

Ved selskabslovens ikrafttræden den 1. marts 2010 blev der indført en højere grad af fleksibilitet i forhold til kapitalselskabers valg af ledelsesstruktur, og med loven blev begreberne “det øverste ledelses organ” og “det centrale ledelsesorgan” indført. Disse begreber benyttes til at angive, hvilket ledelsesorgan der er rettigheds- henholdsvis pligtsubjekt, i forhold til lovens bestemmelser.

Ifølge selskabsloven kan ledelsen i et aktieselskab organiseres med enten en bestyrelse og en direktion eller med et tilsynsråd og en direktion. I et anpartsselskab kan ledelsen organiseres på tilsvarende vis, men anpartsselskaber kan modsat aktieselskaber også ledes af en direktion alene.

2.2 | Pligten til at udarbejde en forretningsorden

Af selskabslovens § 130, stk. 1 følger, at hvis bestyrelsen består af flere medlemmer, skal der ved en forretningsorden træffes nærmere bestemmelser om udførelsen af bestyrelsens hverv.

Ved indførelsen af bestemmelsen blev der ændret væsentligt ved de hidtil gældende regler angående pligten til at udarbejde en forretningsorden.

Frem til selskabslovens ikrafttrædelse var der intet krav om, at der skulle udarbejdes en forretningsorden for ledelsen i et anpartsselskab, selv om selskabet måtte have en bestyrelse bestående af flere medlemmer.

Efter selskabslovens ikrafttrædelse skelnes der nu ikke længere mellem aktie- og anpartsselskaber i forhold til pligten til at udarbejde en forretningsorden. Det afgørende er, hvilken type ledelsesstruktur det enkelte kapitalselskab har valgt, nemlig om der er valgt en bestyrelse, og om dette øverste ledelsesorgan har flere medlemmer.

Det eneste punkt hvor selskabsloven skelner mellem forskellige typer af kapitalselskaber er i forhold til statslige aktieselskaber. Af selskabslovens § 130, stk. 3 følger, at bestyrelsens forretningsorden i statslige aktieselskaber senest fire uger efter dens udfærdigelse skal offentliggøres i Erhvervsstyrelsens it-system. Samme frist gælder, når et aktieselskab bliver et statsligt aktieselskab efter selskabslovens kapitel 20 eller når der sker ændringer i et statsligt aktieselskabs forretningsorden. Disse regler er en videreførelse af de regler, der gjaldt forud for selskabslovens ikrafttrædelse og vil ikke blive behandlet yderligere i denne artikel.

Aktieselskaber

Der vil altid være krav om, at der udarbejdes en forretningsorden for bestyrelsen i aktieselskaber, idet denne skal bestå af minimum tre medlemmer.

Anpartsselskaber

I anpartsselskaber vil der kun skulle udarbejdes en forretningsorden, såfremt der er valgt en bestyrelse, som består af mere end ét medlem.

Uanset om generalforsamlingen i anpartsselskaber alene har valgt ét medlem til bestyrelsen, vil reglerne om pligt til at udarbejde en forretningsorden finde anvendelse, såfremt der er valgt en eller flere medarbejderrepræsentanter, Selskabslovens § 130, stk. 1 skelner ikke mellem, hvorledes ledelsesorganets medlemmer er blevet valgt.

Revisors tilsynspligt

Ud over at bestyrelsen selv har pligt til at udarbejde en forretningsorden, har selskabets revisor en selvstændig forpligtelse til at påse, at selskabet har udarbejdet en forretningsorden. Såfremt selskabet ikke har overholdt sin pligt til at udarbejde forretningsorden, skal revisor udfærdige en særskilt erklæring herom, som vedlægges årsrapporten til generalforsamlingen.

Direktionsforretningsorden og direktionsinstruks

Selskabsloven foreskriver ikke nogen pligt for bestyrelsen i aktie- eller anpartsselskaber til at udarbejde en direktionsforretningsorden. For anpartsselskaber uden bestyrelse, der er organiseret med flere direktionsmedlemmer, bør det overvejes, om det kunne være med til at sikre en hensigtsmæssig og betryggende ledelse af sådanne selskaber og deres virksomhed, hvis der blev udarbejdet en (direktions) forretningsorden.

I store selskaber med bestyrelse, og hvor direktionen består af flere medlemmer, kan det være relevant at udarbejde en direktionsinstruks for at sikre fordelingen af ansvarsområder mellem direktionens medlemmer, herunder i forhold til afrapportering til bestyrelsen, se nærmere afsnit 3.3 (4) nedenfor. Af punkt 2.1.3 i corporate governance-anbefalingerne følger, at i børsnoterede selskaber skal bestyrelsen årligt gennemgå og godkende retningslinjer for direktionen, og herunder fastlægge krav til direktionens rettidige, præcise og tilstrækkelige rapportering til bestyrelsen, se endvidere afsnit 3.2 nedenfor.

2.3 | Forretningsordenens vedtagelse

Selskabsloven foreskriver ikke et særligt majoritetskrav i forhold til vedtagelse af en forretningsorden, og derfor træffer bestyrelsen beslutning om vedtagelse af en forretningsorden med simpelt stemmeflertal.

3. | Forretningsordenens formål og indhold

3.1 | Forretningsordenens formål

Forretningsordenen for et kapitalselskabs bestyrelse skal rumme nærmere bestemmelser om udførelsen af bestyrelsens hverv.

En forretningsorden bør imidlertid ikke kun anses for et regelsæt for bestyrelsens arbejde, men bør også betragtes som en tjekliste/huskeliste, som hjælper bestyrelsen (som samlet ledelse) og det enkelte medlem med at sikre, at de af lovgivningen pålagte forpligtelser overholdes til tiden og på en for selskabet betryggende og hensigtsmæssig måde, og som samtidig sikrer, at de pligter og rettigheder, som påhviler, henholdsvis tilkommer bestyrelsen, udøves på en for bestyrelsen og selskabet betryggende og hensigtsmæssig måde.

Samtidig bør forretningsordenen være et redskab, der hjælper bestyrelsen med at udvikle og tilpasse selskabets virksomhed, herunder i forhold til visioner, strategier, værdiskabelse m.v. Forretningsordenens bestemmelser i forhold til disse fremadrettede perspektiver er i stort omfang styret af kendskab til den konkrete virksomhed og ledelsens visioner, og denne artikel kan derfor kun i begrænset omfang behandle disse forhold.

Juridisk stilling

I regelhierarkiet er forretningsordenen underordnet selskabsloven og selskabets vedtægter.

I forhold til lovgivningen

En forretningsorden må naturligvis ikke indeholde bestemmelser, som er i modstrid med lovgivningen.

I forhold til vedtægter

En forretningsorden må endvidere ikke indeholde bestemmelser, som er i modstrid med selskabets vedtægter. En forretningsorden kan f.eks. ikke tillægge medlemmer af bestyrelsen beføjelser, som ikke fremgår af selskabets vedtægter, og i en forretningsorden kan man ikke ændre eller indskrænke sådanne beføjelser, som fremgår af vedtægterne.

Eksempler herpå er, at man ikke i en forretningsorden særskilt kan bestemme en fravigelse fra selskabslovens quorum krav, hvorefter bestyrelsen alene er beslutningsdygtig, når over halvdelen af samtlige medlemmer er repræsenteret. I forretningsordenen kan det heller ikke særskilt bestemmes, at vedtagelsen af visse særligt indgribende beslutninger kræver særlig kvalificeret majoritet, hvis ikke en sådan tilsvarende skærpelse af majoritetskravet fremgår af selskabets vedtægter. Endvidere kan man ikke i en forretningsorden bestemme, at formandens stemme skal være udslagsgivende i tilfælde af stemmelighed, såfremt vedtægterne ikke indeholder en sådan bestemmelse.

I forhold til ejeraftaler

Et selskab, og dermed dets bestyrelse, er kun bundet af bestemmelser i en ejeraftale, hvis disse bestemmelser tillige er indeholdt i selskabets vedtægter. Noget andet er, at bestyrelsens medlemmer kan føle sig bundet af bestemmelserne i en ejeraftale, såfremt medlemmerne er udpeget af ejeraftalens parter, men efter de selskabsretlige regler er de formelt ikke bundet deraf.

Opdatering af f­orretningsordenens indhold

Ændring i lovgivningen eller ændring i selskabets vedtægter medfører en pligt for bestyrelsen til aktivt at tilpasse forretningsordenen, så forretningsordenen tager højde for og er i overensstemmelse med sådanne ændringer.

Forretningsordenen bør derfor indeholde en bestemmelse, som sikrer, at bestyrelsen løbende efterser, om forretningsordenen er i overensstemmelse med lovgivningen, selskabets vedtægter og selskabet og dets virksomheds behov. Corporate governance-anbefalingerne indeholder i punkt 2.1.1 en anbefaling om, at bestyrelsen mindst en gang om året tager stilling til de forhold, der skal indgå i bestyrelsens varetagelse af sine opgaver. Af kommentaren til anbefalingen følger, at denne stillingtagen også bør omfatte en gennemgang af forretningsordenen. Modsat de tidligere gældende anbefalinger nævnes gennemgang af forretningsordenen ikke direkte i de gældende anbefalinger. Se afsnit 3.2 vedrørende ikrafttræden af de gældende anbefalinger.

Forretningsordenens betydning for ledelsesansvar

Hvert enkelt medlem af bestyrelsen er bundet af forretningsordenen og skal efterkomme reglerne deri. 

Der er ikke noget krav om, at forretningsordenen offentliggøres eller registreres i Erhvervsstyrelsens it-system. Jf dog afsnit 2.2 vedrørende statslige aktieselskaber. En forretningsorden er derfor et rent internt dokument, som selskabets kreditorer, aftaleparter og medarbejdere ikke har adgang til at se, og disse interessenter har derfor normalt ikke nærmere kendskab til forretningsordenens indhold.

Uanset at en forretningsorden kan betragtes som et regelsæt for bestyrelsens virke, er forretningsordenen ikke noget selvstændigt retsgrundlag i forhold til bedømmelsen af ledelsesmedlemmers ansvar.

Jævnfør afsnit 3.2 nedenfor er der ikke længere noget minimumskrav til indholdet af en forretningsorden, men der er imidlertid ikke nogen tvivl om, at en forretningsorden også efter de gældende regler kan tjene til at synliggøre, og over for det enkelte medlem indskærpe, det ansvar og den handlepligt, som et medlem af bestyrelsen er underlagt og det kan ikke helt afvises, at manglende overholdelse af forretningsordenen kan være med til at forstærke indtrykket af, at et bestyrelsesmedlem har handlet ansvarspådragende og ikke har udøvet god og ansvarlig selskabsledelse.

Manglende overholdelse af en forretningsorden kan dog antagelig ikke i sig selv medføre ansvar for et bestyrelsesmedlem. Endvidere er det ikke en forudsætning for at kunne idømme et bestyrelsesmedlem ansvar efter selskabslovens regler for tilsidesættelse af forpligtelser, at forpligtelserne er omtalt i forretningsordenen.

Forretningsordenens indskærpelse og fremhævelse af det enkelte bestyrelsesmedlems ansvar er relevant både for “professionelle” og øvrige erfarne bestyrelsesmedlemmer, og i særdeleshed for medlemmer, f.eks. medarbejderrepræsentanter, der ikke har erfaring, eller kun har begrænset erfaring, med arbejdet i en bestyrelse.

Såfremt en forretningsorden er mangelfuld eller forkert i relation til et givent forhold, er hvert bestyrelsesmedlem forpligtet til selvstændigt aktivt at sikre, at selskabslovens og vedtægternes bestemmelser om det pågældende forhold overholdes.

Et nyvalgt bestyrelsesmedlem bør i forbindelse med valget modtage en kopi af den gældende forretningsorden og påtegne den originale forretningsorden som bekræftelse på, at han kan tiltræ

Hertil og ikke længere...

Denne artikels fulde indhold er forbeholdt vores betalende kunder. Prøv Børsen Ledelse i en måned til 65 kr. inkl. moms.

Kontakt mig venligst angående Børsen Ledelse

JA TAK, kontakt mig

 Jeg vil gerne blive klogere på Børsen Ledelse.