Viden med værdi - dit faglige forspring
1.1

Forudsætninger for succes

Dette bidrag til Ledelseshåndbogen tager sigte på at skabe et overblik over de faktorer, som afgør om et effektiviseringsprojekt ender som endnu et projekt, der har skabt meget postyr, men hvor resultaterne ikke står mål med indsatsen, eller om man ender med gode løsninger, accept og konkrete resultatforbedringer.element/paragraph:marker

Effektivisering er relevant for alle virksomheder

Udgangspunktet er, at effektivisering er relevant for alle virksomheder. Alene for at kunne fastholde indtjening over tid er det nødvendigt at skabe effektiviseringer og gennemføre resultatforbedrende tiltag for at kunne absorbere lønudvikling og inflation. Priserne på mange produkter har været faldende blandt andet på grund af globalisering og udvikling af alternative ydelser, og for at modstå dette er effektivisering den eneste vej frem, hvis man vil blive i det samme marked.element/paragraph:marker

Tre væsentlige elementer for succes

Der er tre væsentlige elementer i at skabe succes. Dels skal man mestre effektiviseringshåndværket, så de rigtige og mest effektfulde løsninger skabes, dels skal man gøre det på den rigtige måde, således at løsningerne både bliver accepteret og brugt til noget, og endeligt skal man have skabt strukturer og systemer, der populært sagt sikrer, at gevinsterne bliver hævet og pengene sat i banken.

Gode projekter indeholder alle tre elementer, og det er derfor nødvendigt, at man ledelsesmæssigt, procesmæssigt, kompetencemæssigt og ressourcemæssigt får fokuseret på alle tre elementer i rette tid.

1. | Fastlæggelse af det rette ambitionsniveau

Effektiviseringsprojekter indgår i mange forskellige sammenhænge og med vidt forskelligt ambitionsniveau.

Der kan enten være tale om:

  • En optimering inden for allerede kendte og givne rammer
  • En effektivisering af enkelte områder og med tilpasninger af forretningssystemet
  • En altomfattende turnaround, hvor man ser på hele virksomhedssystemet og redesigner dette, så virksomheden kommer ind i en ny fase, hvor konkurrencekraften øges, omkostningsniveauet og kapitalbehovet reduceres markant

Ambitionsniveau afhænger af situationen

Hvilket ambitionsniveau effektiviseringsindsatsen skal have vil naturligvis afhænge af den situation, virksomheden befinder sig i. Er virksomhedens eksistens truet eller hvis virksomhedens forretningssystem skal fastholdes, kan man blive tvunget til at genopfinde virksomheden.

Vigtigt med klart ambitionsniveau

Ambitionsniveauet skal være klart defineret for at sikre sammenhæng mellem, hvor omfattende forandringer ledelsen ønsker at gennemføre og den proces og organisering, effektiviseringsarbejdet skal have.

Nedenfor er beskrevet tre forskellige ambitionsniveauer: optimeringen gennemført af linjeorganisationen, effektiviseringen gennemført som et projekt og turnaround gennemført som et program.

2. | Optimering

Mange virksomheder arbejder med løbende effektivisering, hvor de enkelte enheder årligt skal effektivisere sig selv med typisk 2-5 pct. Balanced scorecard, lean, kaizen, incitamentsstyring m.v. er nogle gode værktøjer, som bruges til at sikre fokus på den løbende effektivitetsforbedring.

Linjeledelsen skal sikre optimering

Hvis optimering er ambitionsniveauet for virksomheden, er det linjeledelsen, der skal sikre, at denne proces kører, og at der hele tiden skabes nye tiltag og tilstrækkelig læring til, at de opsatte effektiviseringsmål kan opfyldes

Figur 1.

Det kræver en vis kvalificering og modenhed af både organisation og ledelse at kunne skabe effektiviseringer på denne måde. Hvis denne modenhed ikke er til stede, vil der ikke skabes hverken løsninger, accept eller resultatopfølgning på, at effektiviseringen rent faktisk har fundet sted.

Typisk har en virksomhed været igennem en større forandringsproces for at disse værktøjer kan leve deres eget liv. Det kræver, at både ledelse og medarbejdere har et grundigt kendskab til værktøjerne, men på den anden side stiller det ikke store krav til organisationens parathed til at gennemføre forandringer. Løbende forbedringer vil sjældent udfordre hverken kulturen eller de grundlæggende værdier i organisationen.

Resultaterne kommer løbende henover en længere periode, hvilket giver organisationen god tid til at vænne sig til de forandringer, der måtte komme ud af projektet.

3. | Effektivisering

Effektiviseringer har et andet sigte end optimeringen. Effektivisering sigter på at skabe et mere markant løft i virksomhedens performance ved at adressere en større del af virksomheden. Typisk vil effektiviseringer fokusere på forbedringer og tilpasninger inden for den eksisterende struktur og det eksisterende forretningssystem.

Effektiviseringsprojekter sigter typisk på at opnå omkostningsreduktioner eller højere produktivitet.

Figur 2.

Effektiviseringsprojekter har fokus på bagvedliggende funktioner

Derfor har mange effektiviseringsprojekter fokus på de bagvedliggende funktioner, der ikke indgår direkte i værdikæden. Backoffice funktioner som indkøb, regnskab, planlægning m.v. er ofte de områder, der indgår i effektiviseringsprojekter.

Rationaliseringsprojekter

Typisk vil effektiviseringsprojekter omfatte egentlige rationaliseringer, hvor processer gennemføres mere rationelt og organiseringen justeres, samtidig med at der vil ske kapacitetstilpasninger inden for den al

Hertil og ikke længere...

Denne artikels fulde indhold er forbeholdt vores betalende kunder. Prøv Børsen Ledelse i en måned til 65 kr. inkl. moms.

Kontakt mig venligst angående Børsen Ledelse

Effektivitet & Produktivitet

JA TAK, kontakt mig

 Jeg vil gerne blive klogere på Børsen Ledelse.