Viden med værdi - dit faglige forspring
9.2

It-projektledelse og kvalitetssikring

Indledning

Sikkert i mål

Når du har læst dette whitepaper, er du blevet klogere på, hvordan du leder et omfattende it-projekt sikkert i mål, og hvorfor det er vigtigt, at kvalitetssikring indgår som en vigtig parameter for succes undervejs i projektet.

Hvad er det, som adskiller et it-projekt fra andre projekter? Hvorfor kan man ikke bare hyre en vilkårlig projektleder til at implementere et it-system, når han kan påvise at have kørt mange andre store projekter. Min påstand er, at det kræver forskellige typer af projektledere afhængigt af, om man skal bygge en Storebæltsbro, eller man skal implementere et it-system.

Det kræver flere års erfaring

Ud over at en projektleder skal kunne de faglige discipliner for projektledelse, er det vigtigt, at projektlederen har en vis indsigt i det tekniske område, som skal implementeres. Erfaring er vigtig. For at kunne lede et it-projekt er det ikke nok, at man har et certifikat i IPMA eller PRINCE2. Det kræver flere års erfaring at kunne forudse, hvornår problemerne opstår, og være i stand til at tackle dem, helst inden de opstår. Det er ikke de samme problemer, der opstår i et byggeprojekt og i et it-projekt. Når man implementerer et it-system, er det vigtigt at kende de forskellige faser og aktiviteter – fra analyse, design, konstruktion, test, konvertering, uddannelse og til go live.

Et it-projekt er ikke kun et teknisk projekt, men i høj grad også et forandringsprojekt. En succesfuld implementering er tæt knyttet til forandring af arbejdsprocesser og organisation.

Figur 1. Implementering af et nyt it-system vil påvirke virksomhedens processer, organisation, medarbejdere og i sidste ende også virksomhedens kunder.

Ud blandt projektdeltagerne

Projektlederen skal ikke sidde ensomt på sit kontor og styre projektet ud fra detaljerede aktivitetsplaner og budgetter. Han skal have gode sociale egenskaber og kunne “walk the talk”. Han skal ud blandt projektdeltagerne og lytte til, hvad der sker. Ligesom andre gode ledere skal han med sin egen person vise, hvilke præstationer der forventes. Når der er travlt, er det også projektlederen, som bliver efter arbejdstid for at påskønne og opmuntre de projektdeltagere, der yder en ekstra indsats. Men han skal også forstå, at der løbende skal informeres om projektet til omverdenen. Projektlederen skal altid have en “udefra og ind-tankegang”. Det er altid i projektets omgivelser, at succesen skabes. Projektet kan aldrig i sig selv blive en succes.

Fokus på visionen

Den traditionelle projektleder opfattes oftest som “opgaveleder”, der er ansvarlig for udvikling og kontrol af planer, dokumentation af opgaver, afhængigheder og ressourcebehov. Men i et dynamisk miljø er projektlederens vigtigste opgave at holde fokus på visionen, inspirere og motivere teamet, sikre samarbejde på tværs, promovere projektet og fjerne sten undervejs.

1. | Hvornår er projektet en succes?

Mange projekter er bundet op på implementering til en fast deadline og inden for et godkendt budget. Ofte er det kvaliteten af løsningen, som bliver ofret, når der ikke længere er tid og økonomi til at udvikle og teste løsningen færdig eller sikre, at alle er uddannet tilstrækkeligt.

10 principper for bedst gennemført projekt

SAP, som er en af verdens førende leverandører af forretningssystemer (ERP), har defineret 10 principper, som anvendes, når SAP én gang om året uddeler en Quality Award for bedst gennemførte projekt:

De 10 succeskriterier

  1. Forstå såvel forretningsmål som de tekniske krav
  2. Bliv enige om, hvad der kan leveres inden for den fastlagte tidsramme, og hvordan der sikres levering til tiden
  3. Arbejd sammen med alle interessenter for at opnå projektets mål
  4. Bliv fra starten enige om projektroller og ansvar
  5. Alloker de rigtige ressourcer til projektet, med det rigtige ansvar, de rigtige kompetencer og erfaringer
  6. Gennemfør projektet professionelt ud fra en fastlagt metodologi
  7. Identificer risici og styr dem
  8. Udarbejd og styr projektet ud fra en kvalitetsplan
  9. Sikr, at projektteamet forstår, hvor der med fordel kan anvendes standardfunktionalitet
  10. Foretag brugeruddannelse og forandringsstyring som en del af projektet

Kvalitetsstyring højt på agendaen

Ved at følge ovenstående 10 principper er det muligt at levere en løsning, som ikke alene er en projektmæssig succes, men som også leverer signifikante benefits til forretningen. Det at opnå ekstraordinære resultater er ikke et spørgsmål om held, men derimod et resultat af et nøje planlagt projektforløb, hvor kvalitetsstyring står højt på agendaen.

2. | Den rigtige kravspecifikation

Veldokumenteret og objektivt beslutningsgrundlag

For at kunne nå frem til en beslutning om valg af system og leverandør er det vigtigt at opstille et veldokumenteret og objektivt beslutningsgrundlag. Man skal her sørge for at få vendt de sten, som er nødvendige – hverken flere eller færre – for at nå frem til det rigtige for ens virksomhed. Det er vigtigt at gøre opmærksom på, at der ikke er en “one size fits all-løsning”. Hvad der kan være rigtigt for én virksomhed, er ikke nødvendigvis det rigtige for en anden.

Der er i princippet tre forskellige måder at foretage valg af system og leverandør på. Disse er:

  1. Den “hurtige” valgproces
  2. Den “omstændelige” valgproces
  3. Den “passende” valgproces

Herudover findes naturligvis en række kombinationer af de tre valgmetoder.

Det “hurtige” valg

Det “hurtige” valg består typisk i en meget kort proces. Virksomheden udarbejder som regel ingen – eller kun i meget begrænset omfang – en beskrivelse af sine behov. Antallet af systemer, man kigger på, er ofte begrænset til ét eller maksimalt to, og valget træffes typisk baseret på eksisterende viden, intuition og et par enkelte møder med leverandører. For helt små virksomheder kan den hurtige valgproces være den rigtige fremgangsmåde, da prisen er det afgørende kriterium.

Hertil og ikke længere...

Denne artikels fulde indhold er forbeholdt vores betalende kunder. Prøv Børsen Ledelse i en måned til 65 kr. inkl. moms.

Kontakt mig venligst angående Børsen Ledelse

It & Produktivitet

JA TAK, kontakt mig

 Jeg vil gerne blive klogere på Børsen Ledelse.