Viden med værdi - dit faglige forspring

Afbureaukratisering
Anders Olesen
Økonomistyring Af ,
Fokus er rettet mod at øge væksten i vores del af verden, og i Danmark synes den lave vækst ligefrem at være et påtrængende problem. Men hvad kan vi gøre ved det? Som virksomhed er det svært at påvirke efterspørgslen, da den er afhængig af mange forhold uden for egen kontrol. Der er dog andre måder at anspore væksten på, og én af dem er at øge produktivitet gennem afbureaukratisering.

Danmark har et produktivitetsproblem både i den offentlige og private sektor. Fra at være blandt de førende nationer i EU i midten af 1990'erne ligger Danmarks produktivitetsniveau i dag omkring gennemsnittet. Og der er ikke tegn på bedring. Produktiviteten har stået i stampe i den private sektor siden 2010.

 En lang række af Produktivitetskommissionens anbefalinger var rettet mod regering og folketing. En del var dog også målrettet private og offentlige organisationer, og de væsentligste blandt dem handlede om potentialet i af afbureaukratisere.

Men hvordan griber vi det an?
I denne artikel kommer jeg med nogle bud på, hvordan dette kan lykkes, ligesom jeg har samlet en række kilder til videre inspiration.

Lad os starte hos ledelsesguruen Gary Hamel, der sammen med sit Management Lab har sat sig for at opgøre, hvor stort et problem den manglende produktivitet udgør, og hvad man som virksomhed kan gøre ved det. I artiklen "The $3 Trillion Prize for Busting Bureaucracy (and how to claim it)" fra marts 2016 finder man deres bud på en løsning. Som titlen mere end antyder, er potentialet enormt og anbefalingen tydelig: Vi må det overflødige bureaukrati til livs. Et væsentligt hovedbudskab i artiklen er, at afbureaukratisering er en ret enkel, billig og risikofri vej sammenlignet med andre alternativer til øget produktivitet. 

Når virksomheden drukner i bureaukrati
Virksomheder fødes af gode idéer og uden bureaukrati. Men i takt med at de får succes og vokser sig store, vokser bureaukratiet også – ofte inspireret af større virksomheder og ofte drevet af konsulenter og nye medarbejdere, som kommer udefra med såkaldt "best practice".

De typiske kendetegn på bureaukratiske organisationer er:
  1. Flere ledelseslag
  2. Relativt færre ansatte med direkte kontakt til omverdenen
  3. Centrale funktioner med stigende omfang og indflydelse
  4. Øget kompleksitet og behov for koordinering
  5. Øget intern mødeaktivitet
  6. Flere regler, rapporter og procedurer
  7. Omfangsrige, kostbare og rigide systemer
Netflix – sådan bevares agilitet og kreativitet
En meget fornem undtagelse fra et sådant forløb er Netflix. For at vinde i deres industri har de været yderst bevidste om, at det var afgørende at bevare agilitet og kreativitet og undgå enhver form for regler og andet bureaukrati, som kunne forsinke eller distrahere dem undervejs. Det arbejde er skildret i artiklen "How Netflix Reinvented HR" i Harvard Business Review af Patty McCord, som er tidligere chief talent officer i virksomheden. Netflix har selv gjort deres arbejde tilgængeligt i det "Netflix Culture slidedeck", der har fundet stor udbredelse på nettet. Det viser masser af eksempler på, hvordan Netflix lykkes på trods af (eller rettere: på grund af) deres meget få regler. Deres "expense policy" lyder således uforkortet: "Act in Netflix' best interest".

Afbureaukratisering handler også om ledelse
I Beyond Budgeting-netværket taler vi meget om vigtigheden af, at store virksomheder fastholder eller genfinder den agilitet, innovation og arbejdsglæde, som kendetegnede virksomheden, da den var nystartet. En af metoderne er at sørge for, at der er overensstemmelse mellem virksomhedens overordnede ledelsesprincipper og dens processer. Se figuren nedenfor, som indeholder netværkets generelle anbefalinger i form af de 12 Beyond Budgeting-principper:


Nogen vil måske blive overraskede over, at disse principper ikke omtaler budgetter. Pointen er, at det ikke er selve budgetprocessen, som vi absolut skal til livs, det er den bagvedliggende tænkning om, hvordan vi designer vores organisationer, systemer og processer, og om hvordan arbejdet bedst tilrettelægges, som skal ændres. Afbureaukratisering handler således i høj grad om ledelse.

Et fantastisk eksempel på en stor bureaukratisk virksomhed (med over 100.000 ansatte), som det lykkedes at gennemføre en meget omfattende og succesfuld afbureaukratisering, er HCL Technologies under Vineet Nayars ledelse. Han skrev efterfølgende bogen "Employees First, Customers Second", som beskriver hans ledelsesfilosofi og det forløb, som virksomheden var igennem. I HCL's tilfælde var det virksomhedens øverste leder, som havde visionen og modet til at igangsætte og gennemføre de omfattende forandringer.

Men man bør ikke læne sig tilbage og afvente initiativer af denne type oppefra. For, som Gary Hamel pointerer, kommer de kun sjældent. Den gode nyhed i denne forbindelse er, at sådanne initiativer ikke behøver at være centralt styret: Det bliver de sjældent hverken bedre eller billigere af. Tværtimod bør vi alle tænke over, hvordan vi kan bidrage til afbureaukratisering i vores del af virksomheden.

Sådan kommer du i gang med en afbureaukratiseringsproces
Skemaet herunder er ment som inspiration til at komme i gang. Det indeholder således i stikord eksempler på områder, som du og dine kollegaer kan begynde at gøre noget ved som en del af jeres afbureaukratiseringsindsats.

 


Oversigten er på ingen måde udtømmende, men skal opfattes som idéer. Bemærk, at den primært adresserer støttefunktioner som bl.a. økonomi og HR. Der er typisk også et stort potentiale i at fjerne bureaukrati og spild i virksomhedens primære værdikæde. 

Lad mig afslutte med at fremhæve en sidste vigtig inspirationskilde i denne forbindelse, nemlig bogen "Reinventing Organizations" af Frederic Laloux. Bag bogen ligger et flerårigt studie af virksomheder fra hele verden og i mange forskellige industrier. Laloux' interessante iagttagelse er en meget klar tendens i retning af mere agile og mindre bureaukratiske virksomheder, fordi sådanne ledelses- og organisationsformer ganske enkelt indirekte fører til bedre resultater. En væsentlig positiv sidegevinst ved reduceret bureaukrati, ud over de målbare besparelser, er nemlig øget engagement og arbejdsglæde. Årsagen til at vi skal genopfinde virksomhederne, sammenfatter Laloux således.

"The way we manage organizations seems increasingly out of date. Survey after survey shows that a majority of employees feel disengaged from their companies (...) All these organizations suffer from power games played at the top and powerlessness at lower levels, from infighting and bureaucracy, from endless meetings and a seemingly never-­ending succession of change and cost-cutting programs".


Deltag i debatten

Retningslinjer for debat

Mest læste nyheder