Viden med værdi - dit faglige forspring

Tænk stort, start småt når du leder på tværs
Foto: Colourbox
Ledelse & organisation Af
Behovet for ledelse på tværs er stort – selvtilliden en del mindre
Det er afgørende at kunne skabe resultater på tværs af fagligheder og fagområder. Netop i koblingerne er der særlige muligheder for at skabe værdi. Men samarbejdet på tværs halter ofte – med utilfredse kunder eller borgere til følge. Vi hører hyppigt udsagn som at "der er konkurrence mellem siloerne" eller at "der er vandtætte skotter mellem afdelingerne". Forskningen peger i samme retning: En undersøgelse blandt 128 topledere viser, at 86 pct. af dem finder det meget vigtigt at kunne lede på tværs, men kun 7 pct. vurderer, at de er meget effektive i håndteringen af den opgave (Ernst og Chrobot-Mason (2011)).

I Organisation ApS hjælper vi ledere med at udvikle de kompetencer, der er afgørende for at lede effektivt på tværs. I november 2017 udgiver vi singlen (en kort bog) Ledelse på tværs på Akademisk Forlag. Her får du en forsmag på én af de afgørende kompetencer, som vi præsenterer i bogen. 

I administrationen på CBS oplevede man nogle år tilbage et forøget behov for tværorganisatorisk samarbejde på grund af mange organisatoriske forandringer og omverdensforandringer. CBS besluttede derfor at iværksætte projektet "Samarbejde i snitfladerne", der byggede på en små sejre-tænkning. Dvs. med udgangspunkt i såkaldte "hverdagseksperimenter" blev mange medarbejdere engageret i tværgående, hurtigt-arbejdende indsatser, der skulle udvikle konkrete løsninger på konkrete udfordringer og implementere dem på kort tid. Afsættet var, at en eller flere medarbejdere havde identificeret et forbedringspotentiale i det tværgående samarbejde. De relevante kolleger – typisk i alt 5-6 personer fra forskellige afdelinger – blev inviteret til en 3 timers workshop. På workshoppen definerede man - under parolen Tænk stort, start småt - en relativt lille, men samtidig vigtig indsats, der kunne bidrage til at styrke samarbejdet i snitfladen. Indsatsen blev derpå gennemført og den samme gruppe mødtes igen ca. en måned senere for at gøre status og aftale næste, overkommelige lille sejr. Hvorfor valgte CBS en sådan tilgang? Og hvad var udbyttet mon?

Små-sejre tilgangen
Såvel forskningen på området (se f.eks. Huxham og Vangen (2005)) som vores erfaring peger på, at hvis man vil styrke det tværgående samarbejde skal man undgå store, altomfavnende løsninger. Det er langt mere effektivt at satse på at arbejde med små, veldefinerede og hurtige udviklingsprocesser. Det er der flere grunde til:
  • Langstrakte udviklingsprocesser er ikke effektive i en verden, hvor markeder og vilkår ændrer sig hurtigt og uforudset
  • Tillid opbygges ikke i ligeså høj grad gennem snak i arbejdsgrupper og på strategiseminarer, som gennem fælles handling
Derfor er din evne til at skabe små, men hurtigt realiserede sejre et vigtigt ledelsesværktøj for dig, der vil lede effektivt på tværs af organisationer. Samarbejde på tværs skabes bedst gennem en hurtig og fleksibel samarbejdsmodel, hvor du sammen med ledere og medarbejdere fra andre enheder konstant er på udkig efter områder, hvor I kan sætte små konkrete udviklingsprojekter i gang. Flere forskere (Bryson (1988), Hall (2013), Huxham og Vangen (2005), Ernst og Chrobott-Mason (2011)) har på forskellig vis studeret det, vi kalder små sejre-tilgangen, og inspireret os til at definere fire pejlemærker, der forklarer hvad Små sejre er i praksis. Lad os se nærmere på, hvad de består i:

 


1. Småt er godt (nok)
Arbejdet med løbende forbedringer og små udviklingsprojekter på tværs har den kæmpe fordel, at de alt andet lige er nemmere at realisere end omfattende ændringer og store projekter. Alle involverede får herved tro på, at samarbejdet vil skabe resultater og blive en succes. Og hvem har ikke lyst til at være med til at skabe resultater og succes? Store udviklingsprojekter har derimod en tendens til at miste tempo og energi, og ofte opstår der undervejs i langstrakte forløb problemer med de involverede afdelingers lyst til at allokere (gode) nok ressourcer til projekterne.

Små projekter og små forbedringer har samtidig den fordel at de slutter hurtigt, og dermed skaber hurtig feedback til organisationen omkring samarbejdet på tværs. Hvad lykkedes vi nemt med? Hvad var svært? Hvordan kan vi med udgangspunkt i de indhøstede erfaringer forbedre vores samarbejde? Skal vi have lavet nye aftaler, skabeloner, standarder, procedurer for vores samarbejde på tværs? Og hvad kunne de næste tværgående udviklingsprojekter være?

2. Walk before talk
Hensigtserklæringer om samarbejde på tværs er bestemt nyttige, men intet rykker så meget som at løse konkrete opgaver sammen. Hvis fx marketing og salgsafdelingen er udfordret i samarbejdet og mangler fælles fodslag vil vores anbefaling eksempelvis være at man:
  1. hurtigt tager på safari i hinandens praksis (og f.eks. sidder med ved samtaler med kunderne) og
  2. hurtigt tager fat på at designe og afprøve en enkel løsning, f.eks. et koordineringsmøde, som kan give en lidt bedre koordinering omkring kundebehovene
Når vi samarbejder konkret, lærer vi hinandens faglighed at kende, og vi forstår de konkrete udfordringer, som de andre bøvler med. Vi får prøvet at gå i hinandens mokkasiner. Endelig skaber det konkrete samarbejde tillid, fordi vi får følelsen af at stå sammen om at løse opgaven. Tillid skabes ikke på samme måde gennem visions- eller strategiarbejde, hvor samarbejdet er lidt mere "gratis", og hvor der nemt opstår skepsis i forhold til, om de andre nu også leverer er ordentlig indsats, når det kommer til stykket.

Robbers Cave-forsøget og små sejre (Sherif (1954)) 
I et af socialpsykologiens mest berømte (og u-etiske) forsøg blev en gruppe drenge på en sommerlejr (Robbers Cave) i 1954 delt op i to grupper, der primært mødtes i konkurrencer. Grupperne udviklede hurtigt en række ind-gruppe og ud-gruppe symptomer: De gav hinanden øgenavne, nægtede at spise sammen, kom i slagsmål og raserede hinandens soverum.

Forskerne, der styrede forsøget, forsøgte nu at skabe fred mellem grupperne ved at invitere dem til at indgå en generel "fredsaftale" hen over en middag, men et større skænderi opstod, og stik imod alle forskernes forventninger udviklede middagen sig til en food-fight. Forskerne "opfandt" derfor en række konkrete problemer i lejren der skulle fixes af "blandede grupper": Lejrens vandforsyning skulle repareres, en madvogn skulle genstartes, og der skulle transporteres mad. Dette medførte (efter et par dages arbejde) at interaktionen og tonen mellem drengene blev forbedret, og da sommerlejren sluttede kunne de forlade den i relativ harmoni.

3. Empower
En små sejre-tilgang giver mulighed for at involvere dine medarbejdere hurtigt i samarbejdet på tværs, og dermed eliminere en klassisk problemstilling ved f.eks. strategiudviklingsarbejde: At det meste kommer til at foregå på ledelsesgangen. Når I arbejder med små sejre, skal I hurtigt i gang med små konkrete opgaver, som skal løses på tværs. Du skal sikre ressourcer, rammer og følge op på arbejdet, men du kan hurtigt involvere dine medarbejdere og deres faglighed. På den måde bliver udvikling af relationer på tværs af virksomheden ikke kun et lederanliggende. Medarbejderne lærer hinanden og hinandens kompetencer at kende, det bliver mere naturligt for dem at søge på tværs i deres opgaveløsning (også selvom det ikke står i en strategiplan), og det bliver mere ufarligt at sætte sig ved de andres bord i kantinen, så den uformelle vidensdeling på tværs af organisationen bliver styrket.

4. Igen og igen og...
Små sejre er i flertal. Vi skal altså sørge for at der bliver tale om flere sejre, og ikke kun en enkelt. For lederen kræver det en vedholdenhed udover det sædvanlige. Når vi arbejder på tværs, arbejder vi stik imod fastgroede vaner, kulturer og målingssystemer - og systemets inerti vil ofte trække henimod at arbejde indenfor "siloen". Lederne skal derfor sikre, at alt udviklingsarbejde på tværs bliver styret undervejs, og at der som afrunding på hver enkelt indsats bliver gennemført en grundig evaluering, hvor både succes ér og fiaskoer bliver gjort til genstand for læring. Derpå skal der sættes nye initiativer i værk, som selvfølgelig bliver endnu bedre, fordi man nu står på skuldrene af erfaringerne fra de forrige.

Tredobbelt gevinst ved små sejre
Når du arbejder med små sejre får du altså løst et konkret problem, og du får samtidig udviklet nye metoder, der kan bruges i fremtidigt udviklingsarbejde på tværs. Men der er en tredje gevinst, som er mindst lige så vigtig: Små sejre opbygger hurtigt tillid på tværs. Og det er måske det vigtigste udbytte ved små sejre-tilgangen. I alle virksomheder fungerer afdelingsstrukturer ikke kun som en strukturel barriere mellem produktionsenheder. Det er er også en psykologisk barriere. Kun ved konkret, hurtigt, grænseoverskridende samarbejde kan den psykologiske barriere overskrides. Det er svært at etablere reel tillid til mennesker, som vi ikke har nogle kilometer i benene sammen med. Og det er det, som små sejre handler om at få... hurtigt!

Lad os vende tilbage til casen fra indledningen. Hvorfor valgte CBS at arbejde med samarbejdet på tværs med en små sejre-tilgang? Og hvad var resultatet? HR-udviklingskonsulent Lotte Fredslund-Hansen fra CBS fortæller om baggrund og effekt af projektet:

"Konceptet med, at man, hvis der er et problem, sætter sig sammen med de relevante personer på tværs, definerer en løsning, hurtigt prøver den af og høster erfaringer, er en tænke- og arbejdsmåde, som bare holder. Samarbejde i snitfladerne er det udviklingsprojekt, vi har haft, der bliver refereret mest til. De, der var med, syntes det flyttede noget, at udbyttet stod i et godt forhold til indsatsen.

Længe efter vi gennemførte Samarbejde i snitfladerne har vi oplevet effekter af projektet: Et eksperiment gik ud på, at IT-supporterne en gang om ugen på skift satte sig og arbejdede hos deres kolleger i IT-driftsteamet. Det gav mulighed for, at større problemer, blev identificeret og løst. Det eksperiment blev i en længere periode fast praksis – indtil andre processer tog over. Det lyder simpelt, men ikke desto mindre opstod løsningen først med eksperimentet. Der er andre eksperimenter, der tilsvarende har afstedkommet ny, bedre praksis."
Se mere om projektet i denne film: https://www.youtube.com/watch?v=0J1QBB5LqIo

I vores single Ledelse på tværs, som udkommer til november præsenterer vi konkrete metoder til, hvordan du leder ud fra små sejre-tilgangen – og sikrer hurtige, fælles succeser.



Deltag i debatten

Retningslinjer for debat

Mest læste nyheder