Viden med værdi - dit faglige forspring

Taber I også penge på 5 dyre vaner?
Foto: Colourbox
Ledelse & organisation Af
Alt for få virksomheder sætter indkøbshåndtering på dagsordenen, fordi indkøb sker løbende efter behov. Men hvis man ikke har en ansvarlig, som tilser konsolidering af aftaler, så man ikke har et uoverskueligt antal af leverandører, og genforhandler aftaler igen og igen, så mister man kompleksiteten, og dermed rigtig, rigtig mange penge. I store virksomheder er der som oftest tale om mange millioner, der kan spares. For ikke at tale om de manglende resultater, man som virksomhed ikke opnår, grundet for dyrt indkøbte varer og for dyrt indgåede aftaler. 

Mindre virksomheder har ikke råd til at have en indkøbsansvarlig ansat, mellemstore virksomheder, som måske har råd, har det sjældent, og i de fleste tilfælde formøbles ansvaret over på nogle medarbejdere, som så samtidig skal løse alle mulige øvrige opgaver i ofte forkert prioriteret rækkefølge. Store virksomheder kan godt have professionelle indkøbsansvarlige, men få gør sig begreb om vigtigheden af jævnlig gennemgang af samarbejdskontrakter, og der er ofte ikke nok i virksomheden, som lytter på dem, da alle har travlt, og det derfor kan være svært at overskue at tage nye beslutninger.

Privat 100 procent fokus, som arbejdsgiver mindre vigtigt
Det er egentlig meget tankevækkende – i hjemmeøkonomien er vi jo ikke bange for at holde øje med, hvad der koster hvor meget, om lånet skal omlægges, om vi er kosteffektive på benzin, hvedemel, rødvin, el, om tøjbudgettet og feriebudgettet skal justeres, eller om der bliver indbetalt penge nok til pension.

Som virksomhedsleder burde man jo trods alt, have lidt den samme følelse med virksomhedens midler, som når man forvalter sin private økonomi. For når man sparer penge, kan det i sidste ende resultere i medarbejderes stillinger, der kan reddes, når der opnås mere luft i budgettet. Og andre områder vil vi jo gerne spare på. Desværre hører det til sjældenhederne at dette faktisk er tilfældet. Men hvorfor undervurderes vigtigheden af at tage sig tiden til at tilsikre sig at kontrakter og leverandører bliver benchmarket?

Faktisk tror jeg problemet er dette: Det er ikke sexet nok. Det ringer jo ikke ligefrem af kompliceret strategi, når rengøring eller frokostaftaler skal forhandles. Men om frokosten koster kr. 42 eller kr. 70 per person, når man er 800 medarbejdere er altså ikke helt ligegyldigt. Og det samme gælder for områder som huslejekontrakter, bilflåde, telefoniaftaler, tryksager mv.

Over 20 procent kan spares
Langt de fleste virksomheder, jeg samarbejder med, kan i gennemsnit spare langt over 20 procent på deres indirekte omkostninger inden for det første år, hvilket betyder hurtige resultater. Og her skal man tage i betragtning, at en sådanne besparelse vil ses DIREKTE på bundlinjen, allerede efter 1 måned.

Men der er rigtig meget, virksomhederne kunne gøre selv, for at få lidt bedre styr på Deres omkostninger. Her er de 5 primære fejl, virksomhederne kan rette op på, hvis de vil spare penge på kontrakterne:
  1. Find en ansvarlig – Små virksomheder skal udpege og aftale, hvem der har styr på virksomhedens indkøb og kontrakter. Det er simpelthen så vigtigt, at man ved, hvem der internt er ansvarlig, og dermed sikre sig, at den ansvarlige har overblik over hvem, man allerede handler med og kan sidde med på forhandlingsmøder, så man sikrer en god pris/aftalegrundlag. Større virksomheder skal simpelthen have en ansvarlig, og i mellemstore og store virksomheder kan det altså godt være en fuldtidsbeskæftigelse. Mange virksomheder vælger at få en eksisterende medarbejder til at påtage sig dette udover deres daglige arbejde, fordi det anses som noget, der må være en lille tjans. Har må man blot være opmærksom på, resultatet bliver derefter!
  2. Den rigtige ansvarlige – Den ansvarlige skal være en person med stor forretningsforståelse samt stor erfaring inden for forhandlingens ædle kunst, som kender til/- og kan navigere i et til tider uigennemskueligt marked, og som tør skrue bissen på og forhandle. Det er ikke alle og enhver, der synes, denne opgave er særlig attraktiv. Priser skal altid forhandles ved kontraktindgåelse, og man skal til tider kunne tilsidesætte følelser, og lade målet for forhandlingerne styrer processen, samt tilsikre sig man er 100 procent klædt på ift. hvilket marked man navigerer i. Man kan også for at tilsikre sig det rigtige resultat entrere med en ekstern rådgiver, der tilknyttes virksomheden fast, og de har ingen problemer med at forhandle, kender forhandlingsteknikkerne og en bred vifte af leverandører og har på forhånd viden om, hvorledes det enkelte marked har udviklet sig inden for den seneste periode.
  3. Gennemgang og genforhandling – En anden fejl, der ofte begås er, at man overser allerede eksisterende kontrakter, glemmer kontrakterne og ikke systematisk reviderer disse kontinuerligt. Det er lidt ligesom låneaftalen, eller julegavebudgettet derhjemme. Man bør altså tage disse til overvejelse mindst en gang om året og lige tjekke, i hvilke retning markedet har ændret sig, er der nye "spillere" – og så lige bede om en ny pris på grund af øget anciennitet og måske over tiden, også et merkøb. Et samarbejde får anciennitet i takt med, at leverandøren oplever en som en trofast kunde, og har man behov for deres services, så kan man jo forhandle med ændrede vilkår og lignende. Forhandl først – genforhandl derefter. Hvert år. I kan lige så godt få statusmødet sat i kalenderen med det samme.
  4. Konsolidering – Det burde jo sige sig selv, men igen, hvis man ikke jævnligt er i kontakt med leverandørerne eller holder øje med hvad varer, de har på hylderne, så er det ikke altid ligetil: Konsolidering. I kender det godt, der skal holdes et event, nogen i virksomheden står for at bestille materialerne, som designteamet så fint har lavet, og det bliver en fra kommunikation, som får ringet rundt i byen og får sendt 5.000 brochurer i trykken hos en leverandør. I mellemtiden er det bare sådan, at der er en aftale med levering af kuglepenne, roll-ups og rammer fra en anden virksomhed, som faktisk også har en tryk-enhed, men det vidste ingen. Fordi "ingen" tjekkede det og holdt styr på leverandøren. Denne leverandør havde givet en helt anden pris, da man allerede har et eksisterende aftalegrundlag. At se, hvorvidt man kan konsolidere aftaler, kan være en rigtig god idé og et godt udgangspunkt for forhandling af prisen igen.
  5. Indhente tilbud eller merbiz hos eksisterende – Den sidste fejl mange også begår er lidt i tråd med den ovenfor. Indkøb bliver en hovsa-løsning, og det er lidt for tilfældigt, hvem leverandøren bliver. I hast bliver der ringet en, til tider nærmest tilfældig leverandør op, som hjælper akut i forbindelse med en opgave – og så kommer leverandøren på leverandørlisten bagefter. Men det kunne lige så godt være, at Anne i regnskab har en bror, som er leverandør inden for et område, som hun advokerer for, og som bliver leverandør herefter. Det er altså sindssygt vigtigt at huske at få tilbud ind fra forskellige leverandører. At møde dem og trykke dem i hånden, "og i forhandlings øjemed, på maven", forventningsafstemme og tale om fremtidsperspektiverne i sådan et samarbejde. Eller som nævnt tidligere at høre sine eksisterende leverandører, om de har særaftaler med nogen og få hjælp (og endnu bedre priser) den vej igennem. 
Sidst men ikke mindst – indkøbspolitikken
Som virksomhedsleder, synes jeg jo, at man på ledelsesplan burde sætte sig sammen med den/de ansvarlige for indkøb og se, om ikke man kan – om ikke lægge en decideret strategi – men så en politik for indkøb. Hvordan forhandler man? Hvor mange procent i besparelse er realistisk at opnå, og hvad går man efter? Hvor aggressiv er man? Det kan være et meget godt tiltag, for at man hurtigt kan få nye medarbejdere ind i rollen, eller hvis man bruger eksterne rådgivere, få dem sat ind i, hvordan man i virksomheden ønsker at arbejde med den fremadrettede plan for indkøb. Samtidig er det vigtigt, at ledelsen gennem dialog får elimineret intern modstand ift. Forandringer – hvis man fx skifter leverandører mm.

Deltag i debatten

Retningslinjer for debat