Viden med værdi - dit faglige forspring

Sådan opbygger du en prioriteringskultur
Foto: Colourbox
Ledelse & organisation Af
Det er muligt at reducere antallet af mennesker der bliver ramt af stress, som følge af at de arbejder mere end, der er godt for den enkelte. Men det kræver, at vi gør noget nyt.

Min løsning som kan skabe overskud og knække stresskurven hedder: Prioritering.

Mit budskab: Det er ikke alene ledernes ansvar at reducere stress, ligesom det ikke alene er medarbejdernes ansvar at undgå at blive stressede. Vi kan kun knække stresskurven, hvis ledere og medarbejdere samarbejder om at reducere stress, og hjælper hinanden med at skabe mere overskud. Hvis dette samarbejde skal lykkedes, må lederne påtage sig det fulde ansvar for, at arbejdsopgaver bliver prioriteret, og medarbejderne må påtage sig det fulde ansvar, hvis de føler sig stressede. 

Stress er et stigende problem
500.000 danskere føler sig udbrændte på jobbet pga. stress. 20 pct. af dem der bliver syg af stress, risikerer at miste jobbet. 1.400 danskere dør hvert år af psykisk arbejdsbelastning bl.a. forårsaget af stress (kilde: stressforeningen.dk).

På trods af mange års indsats imod stress, stiger antallet af stressramte fortsat. WHO forudser, at stress og depression vil blive en af de største sygdomsfaktorer i år 2020. Vi må se i øjnene, at de tiltag, der hidtil har været arbejdet med, ikke har været tilstrækkelige til at knække stresskurven. Vi må derfor gøre noget nyt.

Et centralt budskab fra mig i denne artikel er, at det ikke alene er ledernes ansvar at reducere stress, ligesom det ikke alene er medarbejdernes ansvar at undgå at blive stressede. Jeg tror, at vi kun kan knække stresskurven, hvis ledere og medarbejdere samarbejder om at reducere stress og hjælper hinanden med at skabe mere overskud.

Denne artikel indeholder mit konkrete bud på, hvordan dette samarbejde skabes, samt hvordan ansvaret fordeles mellem ledelse og medarbejdere.

Der er mange forhold, der kan give den enkelte en følelse af stress. I denne artikel forholder jeg mig udelukkende til den stress, som kan følge, når man arbejder mere, end der er godt for den enkelte.

Min løsning der kan reducere stress og skabe mere overskud er: Prioritering.

Prioritering – why and how?
Formålet med at prioritere er at skabe sammenhæng mellem mål, arbejdsopgaver og ressourcer. Prioritering sikrer den mest effektive anvendelse af de ressourcer, der er til rådighed.

Vi prioriterer, når vi rangordner arbejdsopgaver ud fra en vurdering af, hvad der er vigtigst og meningsfuldt. Vi er færdige med at prioritere, når vi har en liste foran os med opgaver, der er sat deadline på, og de personer, som skal udføre opgaverne, har tilkendegivet, at de har tilstrækkelig tid til at udføre opgaverne inden deadline.

Ovenstående kan kun gennemføres, hvis ledere og medarbejdere samarbejder. I det nedenstående gennemgår jeg hhv. ledelsens og medarbejdernes ansvar for, at dette samarbejde skabes. Vær opmærksom på, at man som leder både kan optræde i rollen som leder og i rollen som medarbejder (når lederen taler med sin chef).

Lederens ansvar
At arbejdsopgaver bliver prioriteret i en organisation, er i sidste ende ledelsens ansvar.

Jeg tror på, at medarbejdere og ledere med overskud, der arbejder i prioriteret rækkefølge, skaber de bedste resultater. En medarbejder skal til enhver tid kunne banke på sin leders dør og sige "Jeg
kan ikke nå at løse de opgaver, som lige nu ligger på mit bord. Vil du fortælle mig hvilke opgaver, jeg skal bruge min tid på, og hvilke opgaver jeg skal lægge til side?".

I denne situation er det lederens ansvar at træffe beslutning om, hvordan medarbejderens opgaver prioriteres. Kan beslutningen ske i dialog med medarbejderen, tror jeg, at mange medarbejdere vil være glade. Som leder er du er først færdig med opgaven, når medarbejderen svarer "ja", når du stiller
spørgsmålet: "Har du tilstrækkelig tid til at løse de opgaver, der er prioriteret?". Er du leder, så stil dig selv spørgsmålet: Har jeg kompetencerne til at påtage mig ovenstående ansvar? Hvis ikke, så tilmeld dig et kursus, hvor du lærer at prioritere. Nu!

Ledere er ikke tankelæsere
Vi ledere må se i øjnene, at vores medarbejdere ikke altid banker på vores dør, når de har behov for at få deres opgaver prioriteret. Vi må acceptere, at der er medarbejdere, som ikke er bevidst om, at de er stressede, og medarbejdere som har svært ved at erkende overfor sig selv, at de arbejder mere, end der er godt for dem. Så hvordan kan vi ledere hjælpe disse medarbejdere, når vi nu ikke er tankelæsere?

Min anbefaling er at være opmærksom på, om dine medarbejdere overholder deres aftaler. Nogle gange kan manglende overholdelse af aftaler være et symptom på, at medarbejderen har for meget om ørerne. Sker det, så spørg medarbejderen hvad årsagen er til, at vedkommende ikke har overholdt aftalen, og om hvordan deres opgaver og overskud passer sammen.

Medarbejderens ansvar
Det er aldrig andres ansvar, hvis du føler dig stresset. Det er dit eget. At du har, eller udvikler denne holdning, har afgørende betydning for den livskvalitet, du vil kunne opleve. Du er den eneste, der ved, om du arbejder mere, end hvad der er godt for dig. Ingen andre ved, at du er stresset, før du fortæller dem det.
Hvis du arbejder, mere end hvad der er godt for dig, så skal du sige det til din leder, for han er ikke tankelæser. Bank på din leders dør og sig: "Jeg kan ikke nå at løse alle de opgaver, som lige nu ligger på mit bord. Vil du fortælle mig, hvilke opgaver jeg skal bruge min tid på, og hvilke opgaver jeg skal lægge til side?". Forlad først kontoret når din leder har prioriteret dine arbejdsopgaver, og at du føler, at du har tilstrækkelig tid til at udføre de opgaver, som er prioriteret.

En forudsætning for at du kan tage kontakt til din leder er, at du er bevidst om og har erkendt, at du arbejder mere, end hvad der er godt for dig. Lyt til din krop og lær følelsen stress at kende, så skal din krop og dine følelser nok fortælle dig, hvornår det er tid at "tage fat i din leder".

Når følelser står i vejen for prioritering
Ingen går ned med stress bevidst og med vilje. Når det alligevel sker, må vi lede efter de ubevidste årsager, hvis vi vil forstå, hvorfor vi arbejder mere, end hvad der er godt for os. Min erfaring er, at de ubevidste årsager handler om følelser.

Hermed en oversigt over de ubevidste årsager jeg oftest afdækker, når jeg taler med folk, der er stressede og mit bud på, hvordan du kan håndtere dem:
  1. Ledere er også medarbejdere. Jeg kender, rigtig mange ledere, der "går igennem ild og vand" for at gøre det bedst mulige for deres medarbejdere og deres virksomhed. De har så meget opmærksomhed på andre, at de glemmer dem selv. Disse ledere er i risikozonen for at komme til at arbejde mere, end hvad der er godt for dem. I stedet for at være rollemodel for, hvordan man prioriterer, kommer de til at sende det modsatte signal til deres medarbejdere. Er du leder, og er du en af dem, der er bedre til at lytte til andre end til dig selv, så følg min ovenstående anbefaling til hvad man som medarbejder har ansvar for at gøre, hvis man arbejder mere, end hvad der er godt for en.
  2. Har ikke lært at sige "Nej". Det kan måske lyde mærkeligt, men der er rent faktisk en del mennesker, derikke har lært at sige nej. Eller det er mere præcist at sige, at deres følelser ikke ved, at det er muligt at sige nej. Der kan være mange forklaringer på, hvorfor det er sådan. Er du en af dem, som har svært ved at sige nej, så kender du sikkert til at arbejde for meget. I disse situationer er der "brug for en voksen", der ved, at det er nødvendigt at sige nej, hvis vi ikke skal "arbejde os ihjel".
  3. Først overblik så prioritering. Har du mistet overblikket, er det meget svært at prioritere. I en hektisk hverdag med mange aktiviteter og mange mails, er det let at miste overblikket. Har du mistet overblikket, så spørg dig selv: Hvad har jeg ikke overblik over? Skriv svaret ned på papir og bliv ved til du har genetableret dit overblik. Jo bedre du bliver til at fastholde dit overblik i en hektisk hverdag, jo nemmere vil det være for dig at prioritere.
  4. For få medarbejdere. En årsag til at medarbejdere må arbejde mere, end hvad godt er, er at der er for få medarbejdere. Ansættelse af de nødvendige ressourcer er ledelsens ansvar. Som leder kan man godt i en kort periode indgå aftale med medarbejderne om at give den en ekstra skalle. Men lad nu vær med at "drive rovdrift" på dine medarbejdere og få i stedet ansat de medarbejdere, der er brug for!
  5. Urealistiske mål. Hvis de mål du arbejder efter er urealistiske, kan du arbejde fra nu til dommedag, og du vil aldrig nå dem. Mål er realistiske, når du ved, hvilke opgaver der skal gennemføres for at nå målene, og at du har tilstrækkelige ressourcer til at gennemføre opgaverne. Hvis I arbejder i prioriteret rækkefølge, og bruger de ressourcer der er til rådighed fuldt ud, og det stadig ikke er sandsynligt at nå jeres mål, må du sænke dine mål/prognoser til et realistisk niveau. Gør du ikke det, risikerer du at slide dig selv og dine medarbejdere op. Det er ledelsens ansvar, at der er sammenhæng mellem mål, opgaver og ressourcer.
  6. Manglende kommunikation. En væsentlig årsag til at der arbejdes mere, end hvad godt er skyldes manglende kommunikation mellem medarbejdere og ledere. Min erfaring er, at der er ligeså mange forskellige årsager til, hvorfor det er svært at sige, "jeg arbejder mere, end hvad der er godt for mig", som der er mennesker. Men uanset hvad der gør det svært for dig at sige det, så brug din vilje til at gøre det alligevel. Ingen ved hvordan du har det, før du siger det højt.
Sådan kommer du i gang
Det er min anbefaling, at ledelsen efterspørger åbenhed om den enkeltes ressourcesituation. Det kan gøres ved, at ledelsen systematisk stiller følgende spørgsmål til medarbejderne:
  • Hvad er dit personlige overskud? (vurderet grøn, gul eller rød)
  • Hvor godt er dit overblik? (vurderet grøn, gul eller rød)
  • Har du tilstrækkelig tid til at passe dit arbejde? (vurderet grøn, gul eller rød)
Svarer medarbejderne gul eller rød, skal leder og medarbejder i gang med at prioritere.
Hvad kan motivere dig til at være åben om din ressourcesituation?

Lad os knække stresskurven
Jeg har med denne artikel givet dig en konkret opskrift på, hvordan du opbygger en prioriteringskultur i din virksomhed. Jeg tror på, at de virksomheder, der vil klare sig bedst i fremtiden, er de virksomheder, der har ledere, der påtager sig ansvaret for at prioritere. Jeg tror på, at medarbejdere og ledere med overskud, der arbejder i prioriteret rækkefølge, skaber de bedste resultater.

I get you busy living.

Deltag i debatten

Retningslinjer for debat