Viden med værdi - dit faglige forspring

Agil ledelse i en 4.0-kontekst – hvad venter du på?
Foto: Colourbox
Ledelse & organisation Af
Vi hører det hele tiden. Vilkårene for private og offentlige organisationer ændres i takt med samfundets omstilling præget af flere teknologiske muligheder, øget hastighed og øget kompleksitet i både leverancen og leverancemetoden samt flere krav fra både interne og eksterne interessenter.

Det ledelsesmæssige svar er ofte, at organisationen skal blive mere innovativ, agil, om-stillingsparat – kært barn har mange navne. Fælles er dog et ønske om at skabe en organisation, der hurtigt og effektivt kan tilpasse sig de interne og eksterne vilkår – en agil organisation.

Det kræver dog en ny tilgang til ledergerningen. En tilgang hvor ledelsen ikke bliver flaskehals for beslutninger, men hvor beslutningen og ansvar uddelegeres til dem der skal komme med løsninger. En tilgang med konstant fokus på at fjerne forhindringer for medarbejderne og optimere processer. Men hvor lederen stadig sætter en klar vision og retning, der kan optimeres og træffes beslutninger efter.

Det handler om at finde den rette balance mellem på den ene side øget frihed til med-arbejdere og på den anden side at have klare rammer og beslutningsveje i organisationen. Tænk bare på, hvad der ville ske, hvis et fodboldhold uden taktik, træner og anfører, spillede på en bane uden klart definerede streger og hjørneflag. Det ville ikke være et kønt syn – der er nemlig brug for både rammer og frihed.

Tre anbefalinger til øget agilitet i organisationen
Baseret på vores erfaring fra startups til store agile transformationer mener vi, at der er tre helt fundamentale anbefalinger, som kan bidrage til at øge en organisations agilitet – der gør det muligt hurtigt og effektivt at tilpasse sig de interne og eksterne vilkår og krav.

Anbefaling 1: Lær af tidligere erfaringer
Der er ofte så ekstremt fokus på at nå et mål og derefter den næste opgave, at man glemmer at lære af de erfaringer, man har gjort sig undervejs. Dette kan i værste fald betyde, at målet bliver ved med at være uden for rækkevidde.

 


En løsning på det dilemma kan være at indføre retrospektiv-møder. Det kendes blandt andet fra den agile metode Scrum, men kan anvendes alle steder. Kort fortalt skaber mødet et frirum, hvor der ærligt kan deles viden og erfaring omkring:
  • Hvad fungerer og skal bibeholdes
  • Hvad fungerer ikke
  • Hvad skal vi starte med at gøre anderledes
Ja – endnu et møde til jeres fyldte kalender. Men vi vil vove at påstå, at det retrospektive møde er det eneste møde, du aldrig må skippe. Da det er her, der bliver samlet op på læringer og der kan skabes acceleration i fremdriften.

Det retrospektive møde bør give alle mulighed for at blive lyttet til og komme med in-put, hvilket giver tryghed. Tryghed skaber rum for at tænke frit, så nye måder at arbejde sammen på kan komme frem. Det træner ligeledes deltagere i at tænke frit og finde løsninger, hvilket er en evne, de kan anvende i det daglige arbejde.

Det er vigtigt, at det retrospektive møde bliver en fast rutine og ikke et ad hoc-møde. Afhold det hver fredag, tal om, hvordan ugen er gået, og planlæg, hvordan næste uge bliver mere effektiv.

Når du har læst resten af dette indlæg, hop da straks over i Outlook, og indkald til det første retrospektive møde til næste fredag i 1 time – og husk at indkalde som et gentagende møde.

Anbefaling 2: Skab gennemsigtighed og koordiner
Fremdrift kræver gennemsigtighed, og at der er afstemt og koordineret på tværs. Hvor det retrospektive møde samler op på, hvordan vi arbejder, så er der fortsat brug for løbende at kunne løse forhindringer og sikre, at der er afstemt på tværs. Vi kan derfor tage endnu et element fra den agile verden, nemlig et såkaldt "Scrum of Scrums"-møde, hvis navn for så vidt er underordnet. Princippet er, at repræsentanter fra de forskellige afdelinger, projekter osv. mødes i blot 15 minutter dagligt på det samme tidspunkt og afklarer, hvad der bliver arbejdet på, hvilke forhindringer er der for fremdriften, og hvem der skal håndtere dem.

Fagdirektør i Udvikling og Forenklingsstyrelsen, Thomas Monefeldt, med blandt andet ansvar for SKAT's nye inddrivelsessystem siger: "De agile arbejdsmetoder har i vores arbejde med udviklingen af fremtidens inddrivelsessystem været med til at skabe gennemsigtighed i et stort og komplekst udviklingsprogram og har gjort samarbejdet på tværs af mange parter nemmere og mere smidigt."

Et "Scrum of Scrums"-møde er en yderst effektiv måde at identificere, uddelegere og løse forhindringer, og på blot 15 minutter har ledelsen et opdateret indblik i, hvad der skal løses for at sikre fremdrift. Mødet faciliteres stramt, således at det altid starter og slutter til tiden, og alle bliver hørt. En tavle anvendes ofte med post-its til at holde over-blik over opgaver. Det tager en uges træning, men efter det kan man sagtens nå 10 afdelinger på 15 minutter!

Overvej, hvor meget tid du ville kunne spare på lange statusmøder, og hvor meget hurtigere du ville få identificeret og løst forhindringerne.

Du skal derfor endnu en gang over i Outlook og have indkaldt repræsentanter fra de forskellige afdelinger, projekter osv. til planlægning af jeres første Scrum of Scrums-møde og den fremtidige kadence. Nøglen er som med det retrospektive møde at skabe en fast rutine.

Anbefaling 3: Saml kompetencerne i tværfaglige teams
Under de retrospektive møder er udfordringer som "samarbejde på tværs" og "adgang til videnpersoner" meget ofte gennemgående temaer. Det skyldes ofte den måde, organisationen er designet. En afgørende faktor for succesen i mange af de mest innovative firmaer er, at de samler fagligheder i teams og giver det enkelte tværfaglige team en opgave, som de skal løse fra start til slut. Dette er i modsætning til arbejdsdeling, hvor først den ene afdeling skal løse dele af en opgave, hvorefter en anden skal fortsætte opgaveløsningen osv.

Indkald derfor straks de andre ledere, og identificer, hvordan det første tværfaglige team kan etableres uanset afdeling eller andet organisatorisk tilhørsforhold.

Hvad venter du på?
Den sidste anbefaling kan tage længere tid at få op at køre end de to første, men det er også den med det største potentiale for at accelerere jeres fremdrift og evne til at håndtere nye interne og eksterne krav.

De to første anbefalinger vil du kunne implementere fra i morgen, og med grundig facilitering vil I hurtigt mærke forskellen og opleve, at I kan spare andre møder, har fået mere gennemsigtighed og koordinering samt har fået skabt frihed til at optimere og innovere.

Deltag i debatten

Retningslinjer for debat