Viden med værdi - dit faglige forspring

Robotgevinster kræver silonedbrydning
Foto: Colourbox
Ledelse & organisation Af
Der er rigtig meget snak om robotter for tiden. De bliver fremstillet som vidundermidlet, der kan gøre vores organisationer både smartere og mere effektive. Og der er et gigantisk potentiale i både automatisering og kunstig intelligens, men som med så meget andet høster frugterne ikke sig selv. Hvis vi skal indfri potentialet, kræver det, at vi som ledere ikke stirrer os blinde på teknologien, men i stedet smøger ærmerne op og indretter vores organisationer på en ny måde.

Da dampmaskinen gav os den første industrielle revolution, blev vinderne dem, der først forstod at tilpasse deres organisationer til den nye teknologi. På samme måde er der i dag behov for, at vi bryder med vanetænkningen i forhold til, hvordan vi organiserer en virksomhed.

Stort potentiale på papiret, hårdt arbejde i virkeligheden
Hvis vi et øjeblik glemmer kunstig intelligens og selvlærende robotter og ser på, hvor potentialet er størst lige nu, så ligger det i de simple automatiseringer af regelstyrede rutineprocesser, som en computer kan håndtere langt mere effektivt end et menneske. Et simpelt eksempel kunne være registrering af indkomne fakturaer og efterfølgende matchning med den oprindelige indkøbsordre, hvorefter fakturaen kan frigives til betaling. Det er afprøvet teknologi, der er let tilgængelig og til at betale. Og det er nemt at sætte op. Desværre ser jeg mange, der alligevel ikke får den fulde værdi ud af investeringen. Der er to ting, der står i vejen for at indfri potentialet:

For det første overser mange, at det kræver stort fokus på løbende vedligeholdelse at holde robotterne til ilden. Robotter er stadig ret dumme. Hvis et felt i et Office-program eller noget andet simpelt bliver flyttet eller ændret – så strejker robotten. Groft sagt, så ligger kun tyve procent af arbejdet i at sætte automatiseringen op og komme i gang, mens de 80 procent ligger i løbende vedligeholdelse. Sådan vil det ikke blive ved med at være.

Inden for en overskuelig fremtid vil robotterne selv kunne tilpasse sig forandringer. Men vi er stadig på kravlestadiet, så det er vigtigt, at vi som ledere ikke sætter lighedstegn mellem automatiseret og selvkørende. Der skal stadig mennesker med erfaring og kompetencer til at tage beslutninger, når der sker noget, der afviger fra rutinen.

Siloerne skal brydes ned
For det andet så er det umuligt at indfri det fulde potentiale i automatisering uden fundamentalt at ændre på måden, vi organiserer os.

Jeg har set rigtig mange eksempler på lovende pilotprojekter, der har peget på store effektiviseringspotentialer. Problemet er bare, at det samlede potentiale ofte er summen af mange små delprocesser spredt over forskellige organisatoriske enheder. I regnearket ser det pænt ud. Men i virkelighedens verden er det svært at omsætte 5-10 procent til en reel besparelse i den enkelte enhed, for man har ofte stadig behov for at være det samme antal mennesker for at få de øvrige opgaver løst. Måske bliver der i virkeligheden bare frigivet lidt ekstra tid til en kaffepause hist og her.

Den samme proces i en organisation kan køre på tværs af mange faggrupper og afdelinger – for eksempel indkøb, varemodtagelse og finans. Hvis automatisering for alvor skal batte, skal den – sat på spidsen – kunne erstatte tre mennesker med to mennesker og en robot. Og det er selvsagt nemmest, hvis de to personer – og robotten for den sags skyld – sidder i den samme organisatoriske enhed.

Vi lever i de fleste virksomheder stadig med en gammeldags funktionsopdeling. Hvis vi skal have fuld valuta af robotinvesteringerne, bør vi i stedet tænke mere i processer, når vi organiserer os. Det har f.eks. banksektoren generelt været gode til, mens der er meget langt mellem eksemplerne udenfor den branche. At tænke i processer vil både have den fordel, at den enkelte leder helt tydeligt kan mærke effektiviseringen, og at ansvaret for den løbende vedligeholdelse af robotten – og dermed optimering af processen – er tydeligt placeret.

De blinde vinkler i forhold til behovet for både vedligeholdelse og reorganisering gør desværre, at mange får kastet sig ud i automatisering uden det nødvendige blik for, hvad det reelt kræver rent organisatorisk for at indfri potentialet. Det er ikke et it-projekt, men derimod en fundamental transformation, der skal have stort ledelsesfokus. 

Deltag i debatten

Retningslinjer for debat

Mest læste nyheder