Viden med værdi - dit faglige forspring

Hold fokus på mennesket når du implementerer ny teknologi
Foto: Colourbox
Ledelse & organisation Af
I en verden, hvor teknologiske fremskridt foregår med lynets hast, og hvor effektivisering og vækst er nøgleord, er det nærmest blevet rutine at skulle indføre nye systemer på arbejdspladsen. Et nyt performance management-system eller LMS for eksempel er til for at gøre hverdagen nemmere for medarbejderne og lederne – men hvorfor er det så, at vejen til succes med disse nye systemer ikke altid er lige nem?

Hvis ikke man som virksomhed planlægger, tager sig god tid og lytter til brugererfaring vil ny teknologi ofte komme til at føles som en byrde for medarbejderne og endnu et punkt på en allerede alenlang liste over målsætninger og succeskriterier, der skal opnås. Derfor er det vigtigt, at man som virksomhed og som leder inddrager medarbejderne og lytter til dem, allerede inden man lægger sig fast på nye systemer. En undersøgelse fra PwC har vist, at 73 pct. af medarbejdere følte, at de selv vidste, hvilke systemer, der ville være med til at gøre dem mere produktive, men at de samtidig oplevede, at topledelsen ikke var enige og derfor endte med at vælge en anden type værktøjer og systemer. Det er lige præcis oplevelser som dette, der er med til at skabe utilfredshed og frustrationer hos medarbejderstaben, og som derfor i sidste ende hindrer den effektivisering og vækst, som virksomheden stilede efter.

Derfor vil jeg anbefale, at man holder fokus på mennesket og ikke teknologien, når de nye systemer og værktøjer skal rulles ud. Her er tre gode bud på, hvilke tanker og overvejelser, det er godt at have gjort, inden man begynder at implementere ny teknologi.
  • Skab en vision. Start med at identificere, hvad det er, du ønsker at ændre. Hvilken oplevelse er det, du ønsker at skabe for dine medarbejdere? Hvilke processer og opgaver ønsker du effektiviseret – og hvorfor? Ud fra spørgsmål som disse kan du begynde at skabe din vision.
  • Opsæt succeskriterier. Når du har din vision klar, kan du skabe en række guidelines for, hvordan du vil opnå denne vision, og hvad succeskriterierne er. Hvordan måler du, at du har opnået din vision? Uden mulighed for at måle succes er det alt for nemt at blive ved med at fylde på og lave ændringer, uden at det hjælper på det overordnede mål. Det er samtidig vigtigt, at der er enighed om, hvad succes er, og hvordan den succes måles. Ellers er det svært at tage skridtet videre og komme ned i detaljerne.
  • Involver andre i processen. Som nævnt ovenfor har de fleste medarbejdere en klar holdning til, hvilke redskaber og systemer, de har brug for, for at kunne udføre deres arbejde på den bedst mulige måde. Lyt til dem. Involver gerne HR-afdelingen, lav spørgeskemaer og brugerpaneler. Jo mere medarbejderne føler sig involveret i den indledende fase, jo nemmere er det for dem at tage den nye teknologi til sig. Samtidig er der større chance for at få valgt det rigtige system eller værktøj første gang, så du ikke skal igennem endnu en dyr og tidskrævende implementeringsfase med et eventuelt nyt system.
  • Vent med at gå live. Man ser ofte, at det går alt for stærkt ude i virksomhederne med at implementere ny teknologi. Der er et stort ønske om at komme i gang og vise, at man er med på de nye trends. Men den ønskede effektivisering opnås ikke ved at haste ting igennem. Mange moderne systemer har utroligt mange funktioner, som virksomhederne aldrig rigtigt får gang i, fordi de haster en implementering igennem uden at sætte sig ind i alle systemets muligheder. Skab gerne et superbrugerpanel, som betatester produktet igennem en god lang periode. Det er naturligvis vigtigt at dette panel består af en række forskellige medarbejdere fra forskellige afdelinger og teams, så alle mulige brugere af systemet er repræsenteret. På den måde får du både et bedre indblik i, hvad systemet rent faktisk kan for netop din virksomhed, og en gruppe af superbrugere, der senere kan hjælpe kollegerne i implementeringsfasen.
  • Husk ROI. Når man investerer i og indfører en ny teknologi skulle du gerne have en business case, der passer sammen med din overordnede vision. Når du køber ny teknologi, skulle det gerne hjælpe med at opnå de definerede mål. Derfor er det endnu engang vigtigt at opsætte nogle kriterier for, hvordan du måler succes, og om du opnår din vision, efter du har implementeret. På den måde er det meget nemt at holde øje med ROI, og om du opnår de fordele og den effektivisering, som din vision indeholdt.
Ny teknologi kan gøre rigtig mange gode ting. Men det kommer kun til at fungere optimalt, hvis man husker, at det er mennesker, der skal bruge den, og at fokus nødvendigvis må være på dem! 

Deltag i debatten

Retningslinjer for debat

Mest læste nyheder